¿Qué son las notificaciones electrónicas?
Son comunicaciones oficiales emitidas por Administraciones Públicas (AEAT, DGT, Seguridad Social, ayuntamientos, diputaciones, comunidades autónomas, etc.) a las que se accede por Internet, normalmente desde la sede electrónica del organismo.
Para abrirlas se requiere identificación electrónica (habitualmente certificado digital del destinatario). Un certificado es un documento electrónico emitido por un prestador de servicios de certificación que vincula datos de verificación a un firmante y confirma su identidad.
¿Quién está obligado a recibirlas?
La Ley 39/2015, art. 14, obliga a determinados sujetos a relacionarse electrónicamente con la Administración en todos sus trámites:
- Personas jurídicas (sociedades) y entidades sin personalidad jurídica.
- Profesionales colegiados para actuaciones en el ejercicio de su actividad (p. ej., notarios, registradores, abogados, etc.).
- Quienes representen a un interesado ante la Administración.
- Empleados públicos en sus actuaciones con otras AAPP por su condición.
- Además, pueden imponerse obligaciones por procedimiento o colectivo concreto.
Riesgos y sanciones por desatender notificaciones
No abrir o no contestar a tiempo puede hacer que venzan plazos para alegar o recurrir, o incluso derivar en multas y recargos. En el ámbito tributario, por ejemplo, no atender un requerimiento de la AEAT puede ser considerado infracción grave (art. 203 LGT).
El riesgo aumenta cuando hay muchos emisores (AEAT, TGSS, DGT, Ayuntamientos…) yvarias personas habilitadas sin un control centralizado.
Cómo controlarlas y no perder plazos
- Ruta oficial: consulta siempre en la sede electrónica del organismo emisor.
- Calendario y alertas: configura recordatorios y revisiones diarias/semana.
- Certificados al día: custodia, renovación y control de accesos/roles.
- Registro interno: quién leyó, cuándo, plazo límite y responsable asignado.
- Procedimientos: plantillas de respuesta y circuito de validación.
- Centralización: unifica buzones para evitar olvidos y duplicidades.
Gestor de notificaciones de HUB Consultores: ¿qué hace por ti?
- Monitorización continua de buzones y sedes electrónicas relevantes (AEAT, TGSS, DGT, etc.).
- Alertas por email con deadline, responsable y pasos siguientes sugeridos.
- Trazabilidad: registro de lectura, asignación y respuestas enviadas.
- Gestión de certificados: inventario, caducidades y permisos.
Resultado: menos riesgo de sanción, plazos bajo control y operaciones más ágiles sin desplazamientos.
Buenas prácticas y flujo recomendado
- Definir buzón corporativo y responsables por organismo.
- Establecer revisión diaria y revisión de plazos (calendario compartido).
- Alerta automática + asignación de la notificación a una persona concreta.
- Plantilla de respuesta y validación jurídica/contable si aplica.
- Envío por sede / registro y archivo con justificantes.
- Revisión semanal de métricas: notific. recibidas, atendidas en plazo, pendientes y SLA.
Conclusión
Las notificaciones electrónicas son el canal estándar con las AAPP. Desatenderlas implica plazos perdidos y posibles sanciones. Con un sistema de control y un gestor de notificaciones, puedes reducir el riesgo casi a cero.
¿Quieres implantar un control centralizado en tu empresa? En HUB Consultores configuramos la monitorización, las alertas y el flujo de trabajo para que ninguna notificación se quede sin atender.
Contenido divulgativo de HUB Consultores. Verifica siempre requisitos y plazos en la sede electrónica del organismo emisor.