La Oficina Digital.

La transformación digital de las empresas ha supuesto un cambio importante en la forma que tienen de afrontar las tareas más rutinarias. Los empleados ahora pueden optar por trabajos más creativos y elaborados orientados al negocio de la empresa, dejando las tareas más repetitivas en manos de un software especialmente diseñado para automatizar procesos de trabajo, como los CRM. Todas estas novedades no solo afectan a los empleados, sino que también a la experiencia propia del cliente.

Bitrix24 es un CRM que garantiza que se pueda llevar a cabo esa oficina digital para que su empresa trabaje, mientras que las tareas repetitivas del día a día  las desarrolla este software a través de la automatización de los procesos de trabajo.

Una oficina digital es aquella en la que la tecnología está al servicio de una mayor productividad y eficiencia, pero sin renunciar a la totalidad de los elementos analógicos. Por tanto, implica llevar a cabo una transformación interna completa, que empiece por la cultura de la empresa.

Hoy, gracias al desarrollo y a la oferta tecnológica, las oficinas tienen la oportunidad de reinventarse y asegurar su rendimiento de cara al futuro. 

¿Qué aspectos define a la oficina digital?

• La tecnología se utiliza en todos los ámbitos. La tecnología tiene peso en todo el conjunto de la empresa, pero como ya hemos dicho, no quiere decir que se excluyan todos los mecanismos analógicos.

• Intercambio y circulación constante de conocimientos. ​​Las empresas han reconocido que el conocimiento constituye un valioso activo intangible para crear y mantener ventajas competitivas frente al resto.

• Mayor autonomía de los empleados. El uso de móviles y otros dispositivos o con tecnologías que favorecen la conciliación, el trabajo remoto o el teletrabajo como el CRM. 

• Entornos colaborativos. Un entorno colaborativo es un sistema empresarial en el que personas de diferentes departamentos se reúnen para aportar sus ideas y conocimientos con un objetivo común. Es un sistema que poco a poco, va cogiendo mayor peso en las empresas donde se dejan fuera las jerarquías y todo los miembros tienen la misma oportunidad de participar de igual forma.

• Cultura digital. También conocido como Cibercultura, surge del uso de las nuevas tecnologías informáticas para la comunicación, el entretenimiento y el mercado electrónico. El objetivo de la cultura digital es, mejorar los modelos, procesos, estructuras y sistemas existentes, lo que depende de un cambio de mentalidad impulsado por la gestión empresarial.

Oficina digital, pasos para conseguirla conseguirla

Un primer paso al alcance de empresas de cualquier tamaño consiste en maximizar los beneficios que ofrece el uso de dispositivos móviles. Todo esto considerando que  en algunas áreas, como la gestión documental del correo electrónico, la práctica totalidad de compañías ya han abrazado el paradigma digital, pero el móvil es mucho más que un buzón de correo electrónico.

Las reuniones, la formación online o el acceso vía móvil a redes sociales corporativas representan algunas de las vías naturales de profundización en una oficina asistida por el móvil.

Nuestro móvil o tablet es un dispositivo tan imprescindible en nuestra vida que, de forma intuitiva, hemos desarrollado una gran familiaridad y experiencia en su manejo. Por eso, cuando nuestra empresa nos proporciona un dispositivo que puede llegar a ser extraño, si manejamos otro sistema operativo, y del cual, se espera que hagamos del mismo un uso intensivo, es muy probable que no tengamos demasiado interés en usarlo. Es necesario que se permita que los empleados hagan uso de sus dispositivos personales, ya que sirve  para agilizar muchas tareas y es un paso más hacia la oficina digitalizada.

Recurre a las redes sociales corporativas. Algunos de los principales argumentos a favor de estas redes son los siguientes:

• Permiten fórmulas de colaboración más sociales dentro de las empresas.
• Facilitan una menor dependencia del e-mail.
• Permiten una mayor circulación de conocimiento y una identificación más fácil de los expertos en determinadas áreas.
• Propician un entorno virtual en el que fomentar la cohesión y motivación de los equipos.
• Además, su adopción por parte de toda una empresa unifica el espacio virtual en que sus empleados colaboran, rompiendo con la dinámica habitual de muchas compañías, en que los grupos de colaboradores se dividen por sus preferencias por una u otra aplicación.

Otro paso importante, es alejarse de las reuniones presenciales, y potenciar el uso de la videoconferencia. En el entorno laboral, el vídeo es una poderosísima herramienta que reduce las distancias entre personas que trabajan separadas, al combinar voz, imágenes y funcionalidades tales como el intercambio rápido de contenidos.

Apuesta por el aprendizaje digital. Se tiene que apostar sin duda alguna, por la formación asistida por la tecnología, que ofrece un mundo de posibilidades para integrar en las organizaciones la denominada formación continua de forma efectiva. Por ejemplo a través de formaciones por campus online.

Quien apueste por la oficina del futuro de estar por lo tanto muy atento a este tipo de avances tecnológicos, y tener una mentalidad abierta y a la vez orientada a objetivos para utilizar dispositivos que tardarán años en convertirse en opciones de ocio o conectividad en nuestra esfera personal.

Para lograr una oficina digital es necesario digitalizarse, lo que significa hacer un uso de la tecnología que permita llevar al terreno digital prácticamente cualquier acción comprendida el día a día de cualquier empresa de cualquier sector. Pero antes de incorporar nuevas tecnologías hay que evaluar sobre el retorno sobre inversión (si es muy costosa en comparación al beneficio que podríamos obtener), la facilidad de uso (de manejo muy complejo y, por lo tanto, disuasorio para los empleados y su cobertura legal, (ya que si se trata de una tecnología que genera incertidumbre en la normativa no es adecuada). 

Un primer paso para facilitar la obtención de una oficina digital, y que desde HUB Consultores recomendamos contratar el CRM de Bitrix24. Con Bitrix24 se puede llevar a cabo esa oficina digital para que su empresa trabaje, se comunique y colabore, ya sea en casa o en la oficina, con la automatización de los procesos, elaboración de formularios que se agregan automáticamente a su CRM, lo que facilita a los empleados el desarrollo de otras tareas, dejando al sistema que se encargue de las tareas más monótonas y repetitivas. A través del CRM, podrá fomentar las videoconferencias con hasta 48 participantes, sin límite de tiempo, y con la posibilidad de grabarlas para poder compartirlas con los demás empleados, en chats grupales o privados a ciertos trabajadores.