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certificados electrónicos: ¿qué son? tipos y características

el certificado digital se ha convertido durante los últimos años en una herramienta básica pero imprescindible para realizar todo tipo de trámites y gestiones con las AAPP y a nivel privado.

A pesar de ello, su utilización sigue despertando numerosas dudas entre algunas personas, dudas que trataremos de despejar en este artículo de una forma práctica y sencilla. Por tanto, a continuación veremos qué es el certificado digital y qué ventajas puede aportarnos, cuáles son sus posibles aplicaciones en la práctica y cómo se usa.

Hay que tener en cuenta que a través de las notificaciones electrónicas, es habitualmente la forma de comunicación de las Administraciones Públicas con empresas y particulares. De hecho, esta forma de comunicación en el caso de las personas jurídicas, se trata de una obligación legal. 

Qué es el certificado digital

De acuerdo con la Ley de Firma Electrónica, un certificado digital es un documento firmado electrónicamente por un prestador de servicios de certificación que vincula unos datos de verificación a un firmante y confirma su identidad.

De una forma más sencilla, el certificado digital es un archivo en formato electrónico, que vincula a una determinada persona y sirve para identificarla, a través de una clave pública y de forma fehaciente.

Las principales características de los certificados digitales son las siguientes:

  • Permiten la identificación tanto a una persona física como a una persona jurídica (y más).
  • Se emiten por parte de una autoridad de certificación. HUB Consultores lo es.
Los certificados electrónicos están formados por:
  1. Una clave pública. Que permite el cifrado y se puede entregar a cualquier persona.
  2. Una clave privada. Que permite cifrar y descifrar, la cual debe ser guardada de modo que nadie tenga acceso a ella.
  3. Información del propietario.
  4. Información del emisor.

Tipos de certificados digitales

De una forma muy breve, vamos a analizar los principales tipos de certificados digitales que pueden existir, de acuerdo con los siguientes criterios de clasificación:

1. Tipos de certificados digitales atendiendo al titular:

  • Persona física: es el tipo más común. Sirve para identificar a su titular (una persona física) de forma fehaciente, de cara a la realización de todo tipo de trámites en el ámbito digital.
  • Persona física representante: son todos aquellos cuyo titular es una persona física que actúa en representación de una entidad con personalidad jurídica o sin ella. Aquí se incluyen diversos subtipos de certificados digitales, como los de administrador único o solidario, de representante de persona jurídica o de representante de entidad sin personalidad jurídica.
  • Certificados de empleados públicos: son aquellos que se asignan a un empleado público que actúa en nombre de una determinada administración. También se incluyen aquí los certificados de sede electrónica y de sello electrónico.
  • Sello de tiempo: emitidos por autoridades de sellado de tiempo
2. Tipos de certificados digitales según el soporte

De acuerdo con este criterio, la emisión de certificado puede realizarse por distintas vías:

  • Dispositivo: aquellos en los que el usuario necesita una tarjeta criptográfica el lector de tarjetas (o Token USB) y los certificados raíz instalados en el navegador y software de gestión de la tarjeta para que pueda usar el certificado.
  • Software: en un archivo .p12 o .pfx que contiene las claves privadas. El usuario necesitará instalarse un programa para instalar en un PC y tener las credenciales para generar el certificado.
  • Nube: es un sistema de custodia centralizada gestionado íntegramente por la Autoridad de Certificación, el cual permite al usuario utilizar su certificado electrónico desde cualquier PC o Smartphone. Necesitará instalarse un programa y tener las credenciales para generar y utilizar el certificado.
Para qué sirve el certificado digital

Efectivamente, el certificado digital tiene una gran variedad de posibles aplicaciones prácticas:
-En el ámbito privado, puede utilizarse para identificar a su titular en cualquier trámite online, así como para firmar todo tipo de contratos o documentos.
-En el ámbito público, es decir, de cara a la Administración, sus aplicaciones son de lo más variado. Entre otras, podemos mencionar las siguientes:

  • Presentación y liquidación de impuestos (IRPF, IVA, etc.).
  • Realización de trámites ante la Seguridad Social.
  • Presentación de recursos y reclamaciones.
  • Cumplimentación de los datos del censo de población y viviendas.
  • Consulta e inscripción en el padrón municipal.
  • Tramitación y consulta de multas de tráfico.
  • Consulta y trámites para solicitud de subvenciones.
  • Consulta de asignación de colegios electorales.
  • Firma electrónica de todo tipo de documentos y formularios oficiales.
Por tanto, se trata de una herramienta de gran utilidad que permite ahorrar desplazamientos, realizar trámites de forma más rápida y eficiente e incrementar la seguridad en todo tipo de procedimientos online.


Cómo usar el certificado digital

Finalmente, veremos cómo usar el certificado digital en la práctica. La utilización del certificado digital en la práctica es realmente sencilla. Así, cuando accedas a una página web que exija este tipo de identificación, simplemente tendrás que seleccionar tu certificado en la ventana emergente que se abra al acceder.

El mismo proceso te permitirá utilizar el certificado para firmar cualquier documento electrónico, pulsando sobre el botón de «firmar» o «firmar y enviar» en la ventana correspondiente. Es posible que tengas que introducir tu contraseña antes de proceder a la firma.

Si son varios certificados, es muy recomendable contar con un Gestor de Certificados Digitales como el que ofrece HUB Consultores, que ordena y simplifica el uso de estos documentos, facilitando el control de todos y cada uno de los trámites realizados. Si tienes más dudas consulta aquí.

La situación de desatender una notificación electrónica puede acarrear graves consecuencias para el destinatario de la misma, ya sea una persona o empresa, o incluso como ya hemos apuntado, una sanción económica. Es especialmente relevante las notificaciones de la Agencia Tributaria (AEAT) que considera que el no atender un requerimiento (que generalmente, puede realizarse por vía electrónica) se considera una infracción grave. Por tanto, las sanciones que corresponden en estos (art. 203 de la LGT).
Teniendo en cuenta esto, es importante llevar un exhaustivo control de las notificaciones electrónicas que podamos recibir de la AEAT, la DGT u otros organismos públicos.

Gestor de notificaciones ¿Cómo revisar las notificaciones electrónicas importantes

La forma de consultar las notificaciones electrónicas va a ser la sede electrónica del organismo o entidad que las remite. Es una página web de titularidad de la entidad u organismo público por medio de la cual la ciudadanía, empresas y otras entidades pueden acceder a la información, servicios y trámites electrónicos de la Administración que la gestiona.

El principal problema, es recibir numerosas notificaciones de distintas entidades de forma habitual o incluso diaria, que puede ser caótico y que algunas notificaciones sean desatendidas, con el perjuicio o sanciones que puedan producirse.
Sin embargo, presentan una problemática, y es que, para aquellos que reciban notificaciones electrónicas a diario, puede suponer un descontrol que provoque que algunas no se atiendan en los plazos establecidos, con las consiguientes sanciones que conllevan.
HUB Consultores ofrece el mejor servicio de gestor de notificaciones, ya que está constantemente revisando y monitorizando los distintos buzones revisa de las diferentes entidades públicas y recibes un correo que se trata de una forma muy rápida, cómoda y eficiente para comunicarse con cualquier entidad pública, y que evita la necesidad de desplazamientos.

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